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Novo sistema da Dataprev e do Arquivo Nacional vai atualizar padrão de gestão de documentos
Publicado em:
qua, 22/01/2025 - 15:19
Atualizado em:
qua, 22/01/2025 - 15:19
A solução, em início de desenvolvimento, será a primeira baseada na versão mais recente do E-Arq Brasil, o modelo de requisitos definido pelo Conselho Nacional de Arquivos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos

O objetivo do projeto é oferecer um padrão de interoperabilidade para a gestão de documentos oficiais a nível nacional, nas instâncias federal, estadual e municipal, que aumente a transparência e a agilidade dos processos. Atualmente, existem diferentes opções de Sigad em uso no país, todas feitas a partir das características definidas pelo Conselho Nacional de Arquivos no documento “E-Arq Brasil: modelo de requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos”.
O sistema que a Dataprev vai criar, junto com o Arquivo Nacional, será o primeiro baseado na versão 2 do E-Arq Brasil, a mais atualizada desse modelo, lançada em 2022. Segundo o líder do projeto do Sigad na Dataprev, Carlos Eduardo Carvalho Amand, os demais utilizam os requisitos estabelecidos há mais de dez anos, em 2011.
O novo Sigad será desenvolvido em código aberto, e os entes interessados poderão solicitá-lo ao Arquivo Nacional. Os serviços associados a novo Sigad, de implantação, manutenção, backup, digitalização e implementação dos processos previstos na solução, devem compor uma nova plataforma na Dataprev voltada à gestão documental, cujo modelo comercial ainda está em fase de estudos. Na avaliação de Porto, essa é uma área de grande demanda e potencial de negócios, relevante do ponto de vista da preservação dos acervos da administração pública e da memória histórica.
Até julho, devem ser entregues os módulos básicos de “tabelas de apoio e planos de classificação”; e de “listas de eliminação”. As tabelas de apoio incluem o cadastro das instituições responsáveis pelos documentos, uma vez que o sistema faz a gestão de diferentes clientes na mesma instância, e de diferentes unidades organizacionais dentro de um mesmo órgão, para controle de trâmite e outros procedimentos que envolvem documentos.
O plano de classificação trata dos assuntos para agrupamento dos documentos, e do tempo de duração deles para os usuários; do prazo de stand by, se terão guarda permanente ou não. Para os que forem destinados à eliminação, é preciso construir uma lista identificando-os, publicá-la e acompanhar o processo até a efetiva exclusão do documento, um processo que envolve a aplicação de várias regras. A expectativa é que o sistema reduza os erros nessa operação, trabalhando com documentos físicos, digitais ou híbridos, explica Amand. O Sigad é uma das entregas incluídas no planejamento estratégico do Arquivo Nacional para o período 2023 a 2027. Integra o Programa de Aceleração do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos - Acelera Siga. Ao longo do trabalho, a ideia é identificar formas de agregar funcionalidades e valor a cada atualização.
Em comparação com a primeira, a versão 2 do E-Arq Brasil deixou mais nítida a diferença entre requisitos funcionais e não funcionais, e simplificou a adoção de eventos de entidades no padrão Premis, utilizado para registro de metadados na preservação de documentos.
O Sigad faz a gestão de toda a produção documental do Estado, tanto atividade fim quanto meio: contratos, resoluções, códigos fonte, normativos, documentação histórica, acervos. Gerencia o ciclo de vida de documentos arquivísticos, desde a sua produção até a destinação final, com um conjunto de procedimentos e operações técnicas.
Plano de Ação
No Plano de Ação 2025 da Dataprev há quatro iniciativas programadas para o Arquivo Nacional: nas áreas de gestão, de governança, de preservação e de digitalização. A primeira, relacionada à gestão, é a entrega do novo Sigad. Para aumentar a governança dos documentos públicos, serão desenvolvidos sistemas de gestão interna junto as instituições públicas, e não para serem distribuídos.
Em conjunto, os novos produtos devem formar uma plataforma de serviços documentais. Será possível exportar dados do Sigad para um painel, preparado para subsidiar e integrar ações de planejamento e tomada de decisão. Por exemplo, para dimensionar aquisição de storage, um componente chave na área documental.
Foto: Luiz de Freitas/Dataprev
Em conjunto, os novos produtos devem formar uma plataforma de serviços documentais. Será possível exportar dados do Sigad para um painel, preparado para subsidiar e integrar ações de planejamento e tomada de decisão. Por exemplo, para dimensionar aquisição de storage, um componente chave na área documental.
Foto: Luiz de Freitas/Dataprev